Klachtenregistratie in Excel
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email

Klachtenregistratie in Excel, is dat de beste manier voor klachtafhandeling?

Veel bedrijven en organisaties registreren klachten van klanten in Excel. Een mooi vertrekpunt om je klachtenproces in kaart te brengen en te kunnen verbeteren. Deze optie is altijd beter dan niet registreren. Het kan ook zijn dat je de klachten van je klanten nog helemaal niet registreert en nu de verschillende mogelijkheden aan het onderzoeken bent om klachten te registreren. De stap naar Excel is dan een zeer logische. Kostentechnisch een uitstekende keuze om deze laagdrempelige tool in te zetten en een begin te maken.

Voordelen van klachtenregistratie in Excel

  • Excel is een kostenefficiĆ«nte oplossing
  • In Excel zijn meerdere templates beschikbaar, waardoor je ook snel aan de slag kunt.
  • Je hebt uitgebreide filtermogelijkheden en kunt complexe berekeningen maken

Wanneer je meer dan tien klachten per week ontvangt en registreert zul je merken dat Excel ook een aantal beperkingen kent. We hebben ze voor je opgesomd, zodat je kunt bepalen of klachtenregistratie in Excel voor jouw organisatie de beste oplossing is.

Nadelen van klachtenregistratie in Excel

  • Je kunt vanuit Excel niet communiceren over de voortgang van je klachten. Je zult dan altijd Outlook nodig hebben voor de klachtafhandeling en dus altijd minimaal twee tools moeten openen om klachten te registreren en af te handelen.
  • Excel-sheets met persoonsgegevens zijn binnen de AVG not done. Medewerkers slaan deze bestanden lokaal op en de bescherming van deze persoonsgegevens kan niet worden gegarandeerd.
  • Wanneer je vanuit huis werkt (in deze tijd heel vanzelfsprekend) is het vaak lastig om met meerdere mensen tegelijk in dezelfde spreadsheets te werken.
  • Wanneer je meer wilt vastleggen per klacht en dus meer kolommen gaat gebruiken, dan merk je dat je het overzicht snel kwijt kunt raken.
  • Wanneer je rapportages wilt maken, zul je merken dat je wel wat Excel-vaardigheden nodig hebt om de gewenste resultaten te bereiken.
  • Het is onmogelijk om een logboek bij te houden van alle wijzigingen die de verschillende klachtbehandelaars aanbrengen in de Excel-bestanden.

Hieronder hebben we de voor- en de nadelen voor je op een rijtje gezet:

Voordelen

Nadelen

Is er een alternatief voor klachtenregistratie in Excel?

Uiteraard zijn er alternatieven. In 2011 heb ik me uitgebreid in deze markt verdiept, aangezien ik dergelijke oplossing graag met mijn bedrijf Fieldwise in de markt wilde zetten. Uitgebreid marktonderzoek heeft me destijds doen besluiten om met de software oplossing van Agilitec in zee te gaan. Enerzijds omdat hun tool zeer gebruiksvriendelijk is, anderzijds omdat ze mij de ruimte geven mee te denken over de ontwikkelingen van het product, zodat de meeste bevindingen van mijn klanten meegenomen worden in de doorontwikkeling van de standaard software oplossing voor klachtafhandeling. Inmiddels zijn we een tiental jaren verder en hebben we duizenden gebruikers een gebruiksvriendelijke oplossing kunnen bieden.

Wil je meer weten? Kijk hieronder voor welke segmenten wij de volgende software-oplossingen bieden klachten- en meldingenbeheer, kwaliteitsmanagementsoftware, auditsoftware en ticketing software.

Bouw & Installatie

Handel & Industrie

Ontdekken wat onze software voor jouw organisatie kan betekenen?

Vraag hier geheel vrijblijvend gratis een demo aan!